Regulamin zajęć i warsztatów
19.09.2018
REGULAMIN ZAJĘĆ I WARSZTATÓW
organizowanych w Otwockim Centrum Kultury
§ I. PODSTAWOWE POJĘCIA W REGULAMINIE
1. Zajęcia – cykliczne spotkania animacyjne, nietworzące zamkniętego bloku spotkań.
2. Warsztaty – jednorazowe wydarzenia lub ich cykle o charakterze animacyjnym, o z góry
określonej liczbie i czasie trwania.
3. Uczestnik – osoba zapisana na listę uczestników zajęć lub warsztatów.
4. Pracownik – Kierownicy placówek Otwockiego Centrum Kultury lub pracownicy
upoważnieni do organizacji i koordynacji zajęć lub warsztatów.
5. OCK – Otwockie Centrum Kultury z siedzibą w Otwocku (05-400) ul. Armii Krajowej 4.
6. Rodzic/opiekun prawny – osoba pełnoletnia posiadająca zdolność podejmowania
czynności prawnych w imieniu małoletniego Uczestnika
7. Instruktor – osoba realizująca zajęcia lub warsztaty.
8. Strefa Zajęć – system zapisów „on-line”. System jest na etapie wdrażania i obowiązuje
wyłącznie w przypadku zajęć i warsztatów organizowanych w Teatrze Miejskim.
9. Ryczałt - należna kwota pieniężna w wysokości ustalonej z góry – bez rozliczania kosztów
poszczególnych zajęć – kwota ustalona z góry należna za korzystanie z zajęć/warsztatów,
§ II. GŁÓWNE ZASADY ORGANIZACYJNE
1. Organizatorem zajęć i warsztatów jest Otwockie Centrum Kultury z siedzibą w Otwocku
(05-400) ul. Armii Krajowej 4.
2. Osobami wyznaczonymi do koordynowania zajęć i warsztatów są Pracownicy.
3. Zajęcia i warsztaty prowadzone są przez Instruktorów.
4. W zajęciach i warsztatach mogą uczestniczyć tylko osoby zapisane jako Uczestnicy.
Uczestnik nie może odstępować udziału w opłaconych zajęciach lub warsztatach osobom
trzecim. O obecności rodzica lub opiekuna towarzyszącego Uczestnikowi podczas zajęć lub
warsztatów decydują Pracownicy lub Instruktorzy.
5. Zapisy na zajęcia lub warsztaty, które stanowią formę zawarcia umowy pomiędzy stronami
(między OCK a Uczestnikiem lub reprezentującym go opiekunem prawnym) mogą
dokonywać uczestnicy którzy są pełnoletni lub opiekunowie prawni Uczestników.
6. Warunkiem udziału w zajęciach lub warsztatach jest akceptacja niniejszego regulaminu
przez Uczestnika pełnoletniego lub przez rodzica/prawnego opiekuna Uczestnika.
7. Udział w zajęciach jest możliwy po uprzednim zapisaniu się na wybrane zajęcia lub
warsztaty w placówce je realizującej lub poprzez stronę internetową www.ock.otwock.pl,
skąd Uczestnik zostanie przekierowany na podstronę „Strefa Zajęć” na której nastąpi proces
rejestracji. Elektroniczny system „Strefa Zajęć” funkcjonuje na zasadzie testowej i
obowiązuje jedynie w Teatrze Miejskim.
8. Uczestnicy którzy wyrażą chęć udziału w zajęciach muszą wypełnić „Kartę Uczestnika” i
dostarczyć ją Pracownikowi OCK.
9. Uczestnik zobowiązany jest przestrzegać postanowień niniejszego regulaminu oraz innych
przepisów porządkowych obowiązujących w miejscach, w których prowadzone są zajęcia,
organizowane przez OCK oraz stosować się do poleceń wydawanych przez Instruktorów lub
Pracowników. Nieprzestrzeganie powyższych przepisów skutkować będzie skreśleniem z listy
Uczestników zajęć lub warsztatów.
10. Dokumentem potwierdzającym obecność Uczestnika na zajęciach lub warsztatach jest
dziennik zajęć lub warsztatów prowadzony przez Instruktora lub system elektronicznego
dziennika obsługi Uczestników zajęć w „Strefie Zajęć” dostępny do wglądu w osobistym
profilu Uczestnika przy każdych zajęciach/warsztatach.
11. Instruktorzy mają prawo do:
a) niewpuszczania na zajęcia Uczestników pełnoletnich oraz niedopuszczania do aktywnego
udziału Uczestników niepełnoletnich, zalegających z opłatą za dany miesiąc,
b) dokonywania skreśleń z listy Uczestników zajęć lub warsztatów, w uzgodnieniu
z Pracownikiem.
12. Instruktorzy nie mają prawa pobierania od Uczestników opłat za udział w zajęciach lub
warsztatach.
13. Niedokonanie wpłaty za zajęcia lub warsztaty skutkuje uruchomieniem procesu
windykacji zaległych zobowiązań i w przypadku dalszej zwłoce w zapłacie za
zajęcia/warsztaty wykreśleniem z listy Uczestników.
14. Minimalną liczbę Uczestników zajęć grupowych, niezbędną do rozpoczęcia zajęć lub
warsztatów ustala Pracownik OCK w porozumieniu z Instruktorem.
15. Zmniejszenie liczby Uczestników zajęć poniżej ustalonego minimum może skutkować
likwidacją grupy zajęciowej.
16. Powstanie grupy warsztatowej jest możliwe, tylko po zapisaniu się określonego minimum
Uczestników, którzy dokonają wpłaty pełnej kwoty za warsztat w wyznaczonym przez OCK
terminie.
17. O ewentualnych uszkodzeniach sprzętu lub elementów wyposażenia pracowni, w której
odbywają się zajęcia lub warsztaty należy niezwłocznie poinformować Instruktora lub
Pracownika.
18. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w zajęciach lub warsztatach, Uczestnik lub
rodzic/opiekun prawny Uczestnika, zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym
fakcie Pracownika:
a) w przypadku zajęć – najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc,
w którym Uczestnik rezygnuje;
b) w przypadku warsztatów – najpóźniej 5 dni przed rozpoczęciem warsztatu lub cyklu
warsztatów.
19. Forma powiadomienia o rezygnacji powinna mieć postać pisemną (dopuszczalna jest
postać e-mailowa wychodząca z adresu pocztowego, jaki widnieje w profilu osoby, która go
założyła w „Strefie Zajęć” lub wpisała do Karty Uczestnika Zajęć/Warsztatów na adres poczty
mailowej Pracownika, odpowiedzialnego za koordynację danych zajęć lub warsztatów, lub
placówki OCK w której realizowane są zajęcia/warsztaty).
20. Rezygnacja z zajęć lub warsztatów nie zwalnia Uczestnika od obowiązku uregulowania
zaległych opłat.
21. Zabrania się przebywania na ternie OCK osobom znajdującym się pod wpływem alkoholu
oraz innych środków odurzających.
22. Na terenie OCK obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu oraz spożywania alkoholu
i innych środków odurzających.
§ III. MIEJSCE I CZAS ZAJĘĆ LUB WARSZTATÓW
1. Zajęcia lub warsztaty odbywają się w lokalizacjach wyznaczonych przez OCK, w godzinach
od 8:00 do 20:00.
2. Czas trwania oraz terminy zajęć i warsztatów ustala OCK.
3. Zajęcia i warsztaty odbywają się we wszystkie dni w roku z wyjątkiem dni ustawowo
wolnych od pracy oraz dni określonych przez OCK, jako wolne od realizacji zajęć i
warsztatów. Informacja o dniach wolnych od realizacji zajęć i warsztatów znajduje się pod
hasłem „Lekcje” w „Strefie Zajęć” przy każdych zajęciach i warsztatach w których bierze
udział Uczestnik oraz na stronie internetowej placówki.
4. Z ważnych powodów OCK ma prawo wyznaczyć inny czas, termin i miejsce odbywania się
warsztatów i zajęć, o czym poinformuje uczestników za pomocą informacji pisemnej na
stronie placówki, na jej profilu facebook, w „Strefie zajęć” oraz o ile jest to możliwe
indywidualnie każdego Uczestnika zajęć lub warsztatów.
§ IV. PŁATNOŚCI ZA ZAJĘCIA I WARSZTATY
1. Wysokość opłat za zajęcia i warsztaty w OCK reguluje Cennik Zajęć i Warsztatów OCK,
ustalana przez Dyrektora OCK.
2. Opłaty za zajęcia realizowane w danym miesiącu należy wnosić do 15 dnia tego miesiąca.
W nadzwyczajnych sytuacjach, na wniosek uczestnika, termin wpłaty może zostać
przesunięty w czasie.
3. Opłaty za zajęcia i warsztaty przyjmowane są z góry w formie ryczałtu, w związku z tym
wyklucza się jakiekolwiek zwroty wniesionych opłat za zajęcia i warsztaty z przyczyn
rezygnacji lub innych nieobecności Uczestników – dotyczy to również nieobecności
usprawiedliwionych z wyjątkiem punkt IV ustęp 7.
4. Niedopuszczalne jest dokonywanie wpłat cząstkowych za zajęcia i warsztaty
dokonywanych według indywidualnych ocen Uczestników.
5. Zajęcia indywidualne – w przypadku planowanej absencji Uczestnika zgłoszonej na co
najmniej dwa dni wcześniej, opłata wynosi 50% za każdą niewykorzystaną lekcję.
W niektórych przypadkach istnieje możliwość odrobienia zajęć w porozumieniu
z Instruktorem.
6. Opłaty za zajęcia i warsztaty Uczestnik dokonuje w formie gotówkowej w kasie OCK. W
przypadku zajęć i warsztatów realizowanych w oparciu o system „Strefa Zajęć” wpłat można
dokonywać w formie przelewu bankowego. W takim przypadku należy w tytule przelewu
wpisać Imię nazwisko uczestnika, nazwa placówki i nazwa zajęć/warsztatów, miesiąc jakiego
wpłata dotyczy.
7. W przypadku długotrwałej (powyżej 1 miesiąca) nieobecności Uczestnika zgłoszonej na
piśmie (dopuszczalna forma e-mailowa), dokonuje się zwrotu lub przesunięcia wniesionej
opłaty na poczet kontynuowania uczestnictwa w zajęciach. Warunkiem Zwrotu lub
przesunięcie wniesionej opłaty na poczet kontynuowania uczestnictwa w zajęciach jest
powiadomienie OCK przed okresem absencji.
8. OCK może zawiesić płatność uczestnika zajęć powyżej jednego miesiąca na wniosek
Uczestnika (rodzica/opiekuna prawnego) tylko w przypadku, gdy cykl edukacyjny zajęć to
umożliwia i gdy lista oczekujących osób na przyjęcie do grup na zajęcia nie jest blokowana
poprzez zawieszenie udziału w zajęciach Uczestnika.
9. Opłaty za warsztaty należy wnosić z góry w całości (za warsztat) w terminie wyznaczonym
przez OCK.
10. W przypadku osób, które w chwili zapisu na zajęcia grupowe, odbywające się w cyklu 2
razy w tygodniu, deklarują chęć uczęszczania tylko 1 raz tygodniowo, opłata za miesiąc
wynosi wysokość stawki miesięcznej analogicznych zajęć prowadzonych w systemie raz w
tygodniu. W przypadku, gdy OCK nie prowadzi indywidualnych zajęć raz w tygodniu cena
zajęć jest ustalana indywidualnie ale nie może być niższa niż 60% ceny zajęć odbywających
się w systemie dwa razy w tygodniu. Warunkiem koniecznym dla zastosowania takiej stawki
jest wolne miejsce w danej grupie zajęciowej oraz program zajęć pozwalający na
uczestnictwo 1 raz tygodniowo.
11. W przypadku, gdy zajęcia rozpoczynają się w połowie miesiąca lub gdy Uczestnik
rozpoczyna swój udział w zajęciach w połowie miesiąca, opłata za ten miesiąc wynosi 50 %
stawki miesięcznej. Termin „połowa miesiąca” oznacza 16 dzień danego miesiąca.
12. Wysokość opłaty za zajęcia i warsztaty podlega obniżeniu w przypadku uczestników
programu miejskiego „Rodzina 3+”. Wysokość opłaty wynosi wówczas 1 zł za jedno
świadczenie. Posiadacz karty „Rodzina 3+” (na karcie „Rodzina 3+” imię i nazwisko
wymienione na karcie wyboldowaną i podkreśloną czcionką ), ewentualnie drugi dorosły
opiekun dzieci (na karcie „Rodzina 3+” imię i nazwisko pod imieniem i nazwiskiem
posiadacza karty) może dokonywać osobiście zapisów i opłat za zajęcia i warsztaty na
zasadach określonych w uchwale nr. XLI/421/13 Rady Miasta Otwocka z dnia 1 października
2013 r., wyłącznie w kasie Otwockiego Centrum Kultury za okazaniem ważnej otwockiej karty
„Rodzina 3+” wraz z ważnym dokumentem ze zdjęciem potwierdzającym tożsamość.
13. W przypadku dokonywania wpłat za pomocą przelewu, w tytule wpłaty obowiązkowo
powinny być podane następujące informacje: imię i nazwisko Uczestnika, miesiąc lub okres,
za który wnoszona jest wpłata oraz rodzaj zajęć lub warsztatów – zgodny z oficjalną nazwą
obowiązującą w OCK.
14. Opłata za zajęcia i warsztaty obejmuje miejsce i udział w grupie zajęciowej oraz
niezbędne materiały, narzędzia i wyposażenie pracowni. Warunkiem uczestnictwa w
niektórych zajęciach i warsztatach może być zapewnienie przez uczestnika własnych
materiałów.
15. W przypadku warsztatów jednorazowych realizowanych przez OCK, wstęp na nie będzie
uzależniony od zakupu biletów. Bilety dostępne będą w kasie OCK oraz w systemie
biletyna.pl.
§ V. WYPOSAŻENIE PRACOWNI
1. Korzystanie z wyposażenia pracowni, w której odbywają się zajęcia i warsztaty może
odbywać się wyłącznie zgodnie z jego przeznaczeniem.
2. Uczestnicy zajęć i warsztatów ponoszą odpowiedzialność za szkody wyrządzone w mieniu
OCK. W przypadku osób nieletnich odpowiedzialność ponoszą rodzice lub prawni
opiekunowie tej osoby.
3. Uczestnika zajęć lub warsztatów obowiązuje dbałość o porządek w pracowni, w której
odbywają się zajęcia lub warsztaty.
§ VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Otwockie Centrum Kultury z siedzibą w
Otwocku (05-400), ul. Armii Krajowej 4, zwane dalej OCK.
Kontakt do Inspektora Ochrony Danych OCK jest pod adresem:
iod.ockotwockie@gmail.com
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób
fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 (ogólne rozporządzenie o ochronie
danych – RODO), art. 6 ust 1. Lit b) w celu udziału w powyższych zajęciach (w tym rozliczaniu
zajęć).
Dane podane przez Pana/Panią będą przechowywane przez okres udziału w
zajęciach/warsztatach a po ustaniu celu przetwarzania danych przez okres 72 miesięcy.
Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania
(sprostowania), usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
Posiada Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania a także prawo do
przenoszenia danych.
Posiada Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Pana/Pani dane nie podlegają zautomatyzowanym decyzjom ani nie są profilowane.
Pana/Pani dane będą przekazywane w celu obsługi w systemie zarządzania
zajęciami/warsztatami oraz zapisami strefyzajęć.pl firmie GnP Sp. z o. o. sp. k. z siedzibą w
Blizne Jasińskiego (05-082) przy ulicy Kościuszki 23; NIP:5222868457, Regon 141172460, KRS
0000437095.
Podanie OCK danych osobowych jest dobrowolne lecz niezbędne do realizacji umowy
dotyczącej udziału w zajęciach i warsztatach.
§ VII. FORMY PŁATNOŚCI
Płatności za zajęcia i warsztaty można dokonać:
1. W przypadku zajęć realizowanych w oparciu o system „Strefa Zajęć” - przelewem na
rachunek bankowy OCK:
Bank Millennium S.A.
Oddział w Otwocku
ul. Powstańców Warszawy 17
05-400 Otwock
14 1160 2202 0000 0001 4565 6431
2. W kasie OCK (ul. Armii Krajowej 4 Otwock) w godzinach jej otwarcia (płatność
gotówką lub kartą płatniczą). Lub w placówkach OCK (płatność gotówką)
Pliki do pobrania:
Regulamin zajęć i warsztatów
Karta uczestnika zajęć
Publikacja dnia: 19.09.2018
Dokument oglądany razy: 296
